Cómo montar Mapping Parties y Mapatones para el HOT

Mapping Party How To

Nota

Texto extraído de la guía para organización de Mapping Parties

¿Qué es una mapping party?

Una mapping party es donde un grupo de colaboradores de OpenStreetMap (veteranos y novatos) se dirigen a algún lugar para cartografiarlo en detalle, normalmente durante un fin de semana.

Es un tipo de evento muy social, donde la gente habitualmente se reúne y charla entre sesiones de toma de datos (normalmente en un bar, una biblioteca o un centro cultural).

Una sesión de toma de datos consiste en repartir entre los participantes un área dividida en zonas, y se sale a cartografiarla, bien en coche, en bicicleta o andando. Para una descripción más detallada de qué es una mapping party puedes echar un vistazo a la página Mapping parties.

Ya han tenido lugar un gran número de mapping parties, ¡a lo largo y ancho de todo el mundo! Si no ha habido ninguna cerca de donde te encuentras, por favor considera el organizar una siguiendo los consejos de esta guía.

Mapping Party en Londres

Mapping Party en Londres

Consejo

Puedes consultar más información sobre qué es una Mapping Party en el wiki de OpenStreetMap.

Arrancando

Para conseguir una mapping party de éxito necesitas tres ingredientes clave: un lugar, gente y una fecha. Encontrar un buen lugar es normalmente lo más difícil de conseguir. El resto simplemente irá a su sitio.

  • Cuándo Una vez tienes una localización aproximada (Valencia o Sevilla por ejemplo) y un par de personas, pon una página en el wiki de OSM con todos los detalles y confirma la fecha. El resto es fácil. Ese día, salvo que tengas muchos novatos, todo ocurrirá por si mismo, así de fácil.
  • Dónde El lugar más sencillo es un bar, preferiblemente con WiFi gratuita. O tal vez seas capaz de encontrar una empresa, un centro cultural, una biblioteca o un auditorio que puedan ofrecer espacio libre y gratuito durante el fin de semana.
  • Quién Lo siguiente es conseguir que algunas personas se apunten. Es conveniente intentar contactar con dos o tres colaboradores locales antes para ver si las fechas les acomodarían. Para algunos ha sido útil elegir una fecha usando una encuesta en doodle.com. En cualquier caso, simplemente intenta encontrar unos pocos colaboradores que estén comprometidos antes de hacer un anuncio general.

Planificiación

Esta es una lista de cosas que hay que hacer previamente

Fecha

  • Anuncia tu evento al menos con dos meses de adelanto. No elijas un fin de semana que pueda solaparse con períodos vacacionales o festivos importantes.
  • Elige un fin de semana

Lugar

  • Elige un lugar que se encuentre razonablemente cerca de algún medio de transporte como aeropuertos, estaciones de tren o autovías. Recuerda: es probable que haya gente que venga de lejos.
  • Elige lugares de reunión para comidas y cenas que sean adecuados para familias (puede que haya gente que traiga niños).
    • Asegúrate de que tu lugar no requiera de algún tipo de seguro de responsabilidad (algunas oficinas o espacios comunitarios puede que lo pidan) - echa un vistazo a la página de discusión de la versión en inglés de esta página para más detalles.
    • El bar de la tarde y el de la cena son detalles importantes. Crear comunidad está muy relacionado con la interacción social, por lo que busca un buen bar y dile a todo el mundo que después de la actividad os reuniréis allí a tomar algo.
  • Obtén las coordenadas geográficas (latitud/longitud) de los lugares de reunión y anúncialos previamente.
    • Intenta ir a algún sitio con WiFi gratuita.

Otros

  • Arranca una página en el wiki. Puedes copiar y pegar el texto de la plantilla en inglés Mapping Party Template, o usar tus propias palabras y formato.
    • Pon tu número de teléfono en el wiki
    • Da unas indicaciones claras sobre cómo encontrar a las personas adecuadas si vais a reuniros en un lugar público.
    • Pon un mapa en la página (usa la sintaxis <map> o <slippymap>, o tal vez carga tu propia imagen personalizada).
    • Haz un diagrama en pastel para trocear el área en secciones manejables. (Para ver un ejemplo puedes echar un vistazo a la página London mapping party). Puedes encontrar más detalles sobre cómo hacer un diagrama en pastel en Mapping Weekend Howto/Cake Diagram.
  • Asegúrate de que no hay previstos trabajos de mantenimiento en la calle o cualquier otra eventualidad en el transporte para la fecha seleccionada.

Durante el evento

Asegúrate de tener el hardware y software necesarios como por ejemplo:

  • Lector de tarjetas SD (para las unidades GPS y similares)
  • Un cable de serie para Garmin (y un conversor de serie a USB si lo vas a necesitar)
  • JOSM
  • GPSBabel
  • El software para las unidades GPS si es necesario
  • Cámara de fotos
  • Herramientas para móviles como OSM Contributor Mapping Tool o Vespucci

Unidades GPS

Salvo que vayas a cartografiar una ciudad bien cubierta por imágenes aéreas, vais a necesitar para trabajar hacer uso de unidades GPS.

  • Obtén depósitos (tarjeta bancaria/pasaporte) y datos de contacto de todos aquellos a quiénes prestes una unidad GPS
  • Asegúrate de que las unidades GPS tienen suficiente batería y que están vacías de datos
  • Asegúrate de que las unidades GPS están configuradas para grabar posiciones y que los novatos saben cómo realizar las operaciones básicas
  • Asegúrate de que los novatos saben que los GPS deben trabajar en zonas despejadas para observar los satélites.

Publicidad

Promoción en Internet

  • Hay muchos sitios que listan eventos, así como servicios de calendario donde puedes añadir tu mapping party. Éstos ofrecen un buen medio para hacer to evento más descubrible. Muchos de ellos de hecho también gestionarán por ti la lista de suscritos. Si te listas en más de uno de estos sitios, ofrece unas instrucciones claras sobre cual es el método de registro requerido, si es que hay alguno. Ayuda a la gente a encontrar estos listados etiquetándolos con osm y openstreetmap (sí, ambos), y enlazándolo desde la página del evento en el wiki de OSM.
  • Busca grupos locales de entusiastas de la tecnología (como por ejemplo grupos locales de Linux) y contacta con ellos.
  • Busca el artículo en Wikipedia que mejor se adapta a la localización. Añade una nota en la página de discusión. Intenta evitar sonar demasiado a spam, puedes justificar la promoción ya que la actividad va a resultar en un mejor mapa para ilustrar precisamente ese artículo de la Wikipedia.
  • Hay muchísimas más maneras de hacer promoción en Internet.

Nota de prensa

  • Prepara una nota de prensa. Hecha un vistazo a Writing a press release para consultar consejos y ejemplos.
  • Envía la nota de prensa con unas tres semanas de antelación a:
    • Periódicos locales (utiliza esta estupenda página: http://news.mysociety.org o una búsqueda en Google por noticias locales para encontrar recursos)
    • Emisoras de radio
    • Museos, bibliotecas, etc
    • Foros y sitios web
    • Oficinas de turismo

Póster

  • Prepara un póster. Echa un vistazo a Recruitment Poster para ver un texto propuesto, enlaces y ejemplos de otros pósteres publicados.
  • Un par de semanas antes del evento distribúyelos:
    • En el lugar del evento
    • Pregunta en tiendas de la zona para poner el póster en su ventana
    • Museos y bibliotecas locales
    • Etc.

Folletos

  • Prepara un folleto (flyer) para poder repartir entre aquellos que quieran saber más. Echa un vistazo a Flyers and posters para ver los folletos genéricos disponibles para imprimir, o tal vez ficheros de gráficos que puedan serte útiles.
  • Imprime unas cuantas copias para tenerlas disponibles el día de la mapping party.

Agenda

Prepara una agenda detallada para el fin de semana y súbela con antelación a la página del evento en el wiki.

  • Planifica un evento social o quedada en un bar el viernes por la tarde, para aquellos que lleguen pronto.
  • Empieza con una reunión de arranque (kick-off) como primera actividad de los dos días. Deja al menos una hora para esto. Anima a los participantes a ponerse manos a la obra tan pronto como estén listos (especialmente los veteranos).
  • Planifica sesiones de cartografiado de como máximo unas tres horas, ya que muchos GPSs necesitarán recargarse tras ese tiempo.
  • Organiza adecuadamente puntos de reunión y asegúrate de que habrá alguien allí con un equipo portátil (así como cables, etc.) para cargar los tracklogs (y tal vez crear un Party Render). Un bar con WiFi gratuita y comida sería una buena localización.
  • Planifica una hora de cierre para el trabajo del día. Incluye una sesión cada día para explicar a los novatos cómo subir y etiquetar sus tracks. Anima a los novatos a que hagan ellos mismos el etiquetado.
  • Planifica un evento social el Sábado por la noche. Por ejemplo quedar a tomar algo y luego a cenar.
  • Es posible que aquellas personas que hayan ido el sábado estén cansadas el domingo, o tal vez menos predispuestas a socializar y más interesadas en simplemente continuar con el trabajo.

Obtener retroalimentación de la actividad

Ideas para las preguntas que se podrían hacer a cada uno de los asistentes...

Nos encantaría conocer tu opinión sobre la actividad de hoy, nos ayuda a hacer estas mapping parties aún mejores y así mejorar vuestra experiencia y en definitiva crear un mejor mapa.

  • ¿Qué días estuviste?
  • ¿Te consideras un local, o tuviste que viajar para venir a la actividad? Local/No local
  • ¿Habías asistido anteriormente a una mapping party? Sí/No
  • ¿Habías contribuido a OSM con anterioridad? Sí/No
  • Si es así, ¿habías obtenido datos anteriormente usando un GPS? Sí/No
  • ¿Fecha de llegada?
  • ¿Hora de salida prevista?
  • ¿Traes tu propio GPS o te lo hemos prestado? Mío/Préstamo
  • Si te lo hemos prestado, ¿cómo de difícil te ha sido usarlo? (1=fácil, 10=difícil) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  • ¿Cuántas horas has estado fuera tomando datos?
  • Si hemos proporcionado refrescos, ¿eran lo que necesitabas? Sí/No
  • Si hemos proporcionado alimentos a la hora de la comida, ¿fueron de ayuda o hubieras preferido ir por tu cuenta? Sí/Prefiero ir por mi cuenta
  • ¿Esperas cuando te marches, continuar editando el mapa y añadir tu conocimiento del día de hoy? Sí/No
  • Si es que no, ¿hay algo que podamos hacer para convertirlo en un Sí?
  • Si necesitaste ayuda técnica, ¿cómo de útil fue? (1=insuficiente, 10=más que suficiente): 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  • Como resultado del día, ¿qué probabilidades hay que asistas a otra mapping party en el futuro? (1=poco probable, 10=seguro) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  • ¿Te gustaría estar al tanto de la información relativa a los resultados de esta mapping party? Si es así por favor danos tu dirección de correo electrónico aquí:
  • Si además, te gustaría que te informáramos por correo electrónico de otras mapping parties* que podamos organizar en el futuro, marca esta casilla.

Enlaces

Mapatones para el HOT

Mapatón en Valencia por el tifón Yolanda

Mapatón en Valencia por el tifón Yolanda

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Un Mapatón (mapathon en inglés) es un esfuerzo coordinado de cartografiado en OpenStreetMap, en general como una sesión de cartografiado de sillón. Suelen convocarse de forma global para toda la comunidad y en respuesta a situaciones de crisis de especial relevancia. También pueden convocarse con motivo de la celebración de algún evento o simplemente como forma de hacer difusión del proyecto, como es el caso de la Noche de los Mapas Vivientes, en en el que se convocó a la comunidad a pasar una noche en vela cartografiando.

Ejemplo de antes y después en la Noche de los Mapas Vivientes.

Ejemplo de antes y después en la Noche de los Mapas Vivientes.

En mapatón por tanto es una sesión que tiene un objetivo doble:

  • Por un lado se pretende responder a una necesidad concreta y bien definida que en general será una activación especialmente urgente del HOT. Por lo tanto no es un taller exactamente, o una jornada para aprender sobre cómo funciona OpenStreetMap sino como mucho para aprender lo justo para poder colaborar en los objetivos marcados.
  • Por otro lado es una ocasión excelente para atraer la atención de posibles nuevos colaboradores, siempre va a ser atractivo ofrecer la oportunidad de participar en una actividad de ayuda real en un evento llamativo pero lejano.

Preparación

En esencia la preparación de un Mapatón es muy similar a la de una Mapping Party normal, salvo que se trata de un evento mucho más reducido y por tanto en teoría sencillo de organizar.

Un mapatón suele organizarse para una única jornada o incluso media jornada, seguramente por la tarde de forma que sea más sencillo para los asistentes acudir. La duración mínima debería estar en torno a las 2.5 horas, teniendo en cuenta que la primera media hora se suele emplear en la bienvenida y la explicación del trabajo a realizar y los repasar los conocimiéntos mínimos.

Como parte de la preparación suele ser muy importante crear una página en el wiki de OSM sobre el evento donde ir apuntando los datos más relevantes y dónde pueda almacenarse la experiencia que se ha adquirido.

Otras herramientas que se suelen usar son calendarios on-line compartidos, herramientas de gestión de tareas y herramientas de coordinación de eventos estilo meetup.

Al igual que con una Mapping Party, lo más importante es conseguir un buen lugar para trabajar. Algunas opciones habituales son:

  • Laboratorios o salas de informática con equipos suficientes en centros educativos, especialmente en universidades.
  • Espacios públicos con suficiente capacidad como bibliotecas o centros culturales
  • Espacios privados que se presten a ceder sus instalaciones como centros de coworking, organizaciones sin ánimo de lucro o incluso bares o cafeterías si el día elegido es tranquilo.
Ejemplo de mapatón en unas oficinas

Ejemplo de mapatón en unas oficinas

Lo mínimo que se necesita es:

  • Mesas, sillas y enchufes. Si hace falta, pedir a la gente traer algunas regletas.
  • Asegurar que hay conexión a Internet para la capacidad del local

Con esto ya se puede empezar, es poco pero puede ser suficiente dependiendo del perfil de los asistentes.

Además es conveniente disponer de una pantalla y un proyector para poder hacer demostraciones, charla inicial introductoria, etc.

Finalmente, si además el espacio es fácilmente accesible mediante transporte público, existe cerca algún bar o restaurante para poder parar a comer sin perder mucho tiempo, máquinas de refrescos, etc. hará que el mapatón sea más cómodo para los asistentes.

Todo esto y el resto de la documentación que vayamos a producir sobre el mapatón es conveniente ir dejándolo por escrito en el wiki de OpenStreetMap.

Difusión

Se pueden seguir las mismas recomendaciones que se exponen en el apartado sobre publicidad de la sección anterior, considerando que el evento probablemente va a ser interesante para un entorno más local y que, en función de las capacidades del local y de la respuesta de la comunidad a llamamientos anteriores, puede ser interesante enfocar la difusión para colaboradores a OSM ya existentes, o tal vez a nuevos posibles colaboradores.

En el segundo caso, es interesante por tanto hacer énfasis en difundir la celebración del mapatón en entornos universitarios y en el ámbito de las ONGs, donde el objetivo de la actividad puede resultar atractivo y motivador.

Contar con contactos en grupos tecnológicos locales, listas de correo y newsletters, grupos en redes sociales y cualquier otro medio de comunicación pueden resultar útiles. También hay que dedicar cierto tiempo a llegar a foros no tecnológicos donde seguramente encontraremos potenciales nuevos colaboradores.

Es conveniente ir documentando en el wiki, ir dejando constancia de aquellos medios donde se hagan eco del evento, así como cualquier dificultad o tarea sin terminar de difusión que pueda ayudar a evitar perder el tiempo en futuros mapatones.

Organización del trabajo

Algunas cosas que se pueden pedir a los asistentes traer:

  • Traer un portátil si tus instalaciones no tienen equipos suficientes.
  • Traer alguna regleta si se tienen a mano. Nunca están de más.
  • Traer puntos de acceso a Internet portátiles. Los grupos con perfiles más tecnológicos suelen tener.
  • Venir con un navegador moderno instalado (Google Chrome o Mozilla Firefox)
  • Venir con la máquina virtual Java instalada (si se va a editar con el editor JOSM, dependerá del perfil medio de los usuarios que vendrán)
  • Si pueden venir con una cuenta de OSM creada, mucho mejor

En las instalaciones:

  • Tener preparadas hojas con las instrucciones para conectarse a Internet si son especialmente complicadas (como suele ocurrir en universidades)
  • Tener descargada una máquina virtual Java y tal vez versiones portables para Windows de Firefox y JOSM al menos.
  • Revisar mínimamente el estado de las tareas en el Tasking manager que vamos a ofrecer a los asistentes, comprobar que las instrucciones para la configuración de los editores funcionan y cualquier otra indicación que haga falta pasar a los asistentes.
  • Tener a mano una charla de introducción sobre OSM, o los enlaces a las guías de aprendizaje. Dejarlos bien visibles en el wiki del mapatón.

Durante el mapatón

Un mapatón, al igual que la sesión de edición de datos de una Mapping Party normal puede dividirse en:

  1. Bienvenida e introducción
  2. Edición
  3. Resultados y conclusiones.

Es importante al iniciar la sesión conocer los perfiles de los asistentes, tal vez sea interesante dividirlos en grupos de mayor o menor experiencia. Por ejemplo:

  • Usuarios novatos: habrá que darles una charla de introducción específica y enseñarles las cuestiones más básicas. Seguramente sea interesante que se deciden a tareas de edición con el editor web iD que no requieran de grandes conocimientos en etiquetado. Deberán contar con el soporte de uno o varios colaboradores con experiencia que se quieran ofrecer a ayudarles. Es también probable que con este grupo sea necesario crear cuentas, configurar equipos y otras tareas que retrasarían al resto.
  • Usuarios con experiencia: estos usuarios seguramente ya han editado con iD o JOSM y solo necesitan que se les indique sobre qué zonas se va a cartografiar, qué tipo de entidades son más importantes y en general serán bastante autónomos, ya que aún con dudas, por si mismos podrán resolverlas.
  • Usuarios expertos: en el caso de contar con muchos usuarios con experiencia, tal vez los más veteranos puedan dedicarse a tareas de validación, ya que éstas suelen ser menos populares y requieren de cierta experiencia en el trabajo en el HOT.

Resultados y conclusiones

Es conveniente recordar a todos los colaboradores el utilizar algún tipo de etiqueta que permita filtrar los changesets o generar algún tipo de visualización como la ofrecida por Result Maps. Generalmente el Task Manager sugiere una etiqueta en las instrucciónes de la activación correspondiente.

Además del balance cuantitativo, es altamente recomendable anotar en el wiki las lecciones aprendidas, así como hacer con el grupo algún tipo de retrospectiva que ayude a recoger las impresiones tanto de asistentes como organizadores.

Esta información, al igual que la indicada en los aspectos relativos a la preparación y difusión del evento servirán para mejorar la organización de futuros mapatones no solo por el mismo equipo sino especialmente para aquellos nuevos colaboradores que se animen a organizar un mapatón en su ciudad.

Hay que ser ágil

Es tremendamente importante conseguir ser ágil al organizar un mapatón del HOT. Los primeros días después de una catástrofe son los más importantes y conseguir ayudar lo antes posible a cartografiar la zona afectada debe ser el principal objetivo de un grupo de trabajo del HOT. Esto significa que las personas involucradas en preparar y coordinar un mapatón deben actuar de forma rápida y eficiente. Algunas indicaciones:

  • Tener canales de comunicación inmediatos para el grupo de coordinadores: grupos de mensajería para móviles suelen funcionar bien (Telegram, WhatsApp, Facebook, etc.)
  • Tener uno o varios espacios candidatos a los que acudir de forma inmediata. Esto incluye haber coordinado previamente con los responsables de esos espacios la posibilidad de necesitarlos con cierta urgencia. En ocasiones hay espacios de los que no se puede disponer en fines de semana por ejemplo por temas de seguridad.
  • Disponer de plantillas para acelerar la difusión al máximo incluyendo:
    • Carteles y folletos
    • Correos y mensajes para redes sociales
    • Nota de prensa
    • Presentaciones
    • Etc.
  • Definir responsables y backups para cada área de coordinación:
    • Definición del trabajo a realizar: tareas del task manager
    • Logística: fecha y lugar
    • Difusión: redes sociales, nota de prensa, etc

Esto por supuesto no significa que el responsable tiene que hacer todo el trabajo de su área, sólo de que se haga.

Listas de comprobación para Mapathones

Tener en cuenta que la lista de comprobación solo es una herramienta que hay que adaptar a cada caso, no se trata de una lista definitiva pero si suele cubrir la mayoria de los casos.

Sobre el trabajo a realizar

  • Seleccionar la Tarea sobre la que se va a trabajar.
  • Comprobar la calidad e las imágens disponibles en la zona.
  • Comprobar las instrucciones específicas de la tarea.
  • Preparar unas breves indicaciones de ayuda para los trabajos en la tarea. Mini-guias u hojas de instrucciones.
  • Obtener archivo OSM y capturas de pantalla del estado de la zona antes de empezar a trabajar.

Sobre el lugar de trabajo

  • Reservar el local con suficiente antelación, teniendo en cuenta:
    • Fecha.
    • Lugar.
    • Posibles conflictos de fechas.
    • Tamaño del evento en asistentes.
    • Acceso a Internet.
  • Hacer una visita previa al local y considerar:
    • Si hace falta algún procedimiento para entrar (registro, etc.) o si el uso requiere de alguna burocrácia previa.
    • Si hay suficientes enchufes.
    • Si hay proyector y pantalla.
    • Si el local tiene ordenadores que puedan usarse y si estos son suficientes o hay que pedirle a la gente que traigan los suyos.
  • Conseguir el contacto del responsable de IT del local y hablar con él sobre el evento.

Logística

  • Conseguir voluntarios para cubrir los siguientes puestos:
    • 3-4 Personas de apoyo para contestar dudas de los asistentes.
    • 1 Presentador - Formador.
    • 1 Persona encargada del registro de asistentes.
    • 1 Persona encargada de la comida y bebida.
    • 1 Persona encargada de Social Media y Fotos.
  • Regletas (extensores eléctricos).
  • Sillas.
  • Mesas.
  • Altavoces.
  • Micrófonos.
  • Posters informátivos.
  • Señalética (indicaciones en el lugar para dirigir asistentes a la sala, los baños, etc.).
  • Hojas de inscripción (Nombre, email, como nos conociste, etc.).
  • Hojas con instrucciones, resúmenes, mini-guías, etc. previamente impresas.
  • Pegatinas con el nombre para los organizadores.
  • Material informático extra (ratones, cables de red, etc.).
  • Ordenadores extra ya configurados.
  • Comida y bebida.
  • Vajilla (vasos, platos, cubiertos, servilletas).

Previa al evento

  • Coordinarse con posibles colaboradores.
    • Empleando MeetUp.
    • través de Meetups similares.
  • Contactar con universidades.
  • Contactar con bibliotecas.
  • Contactar con medios locales (prensa, radio, etc.).
  • Animar a la participación aúnque sea en remoto.
  • Escoger un hashtag de Twitter.
  • Preparar entradas de Facebook.
  • Si fuera necesario, enviar a los colaboradores “Paquetes de contenidos para medios”
  • Enviar recordatorios del evento.

Durante la celebración del evento

  • Preparar la sala
  • Contactar con el personal de IT del local e informarles.
  • Prepara zona de registro de asistentes: fichas de inscripción, documentación a entregar, etc.
  • Comprobar el equipo y asegurarse de que funciona.
  • Si se emplean extensiones, colocar cinta americana sobre los cables para evitar accidentes.
  • Asegurarse de que cada puesto de trabajo tiene las mini-guias o indicaciones necesarias.
  • Dar la charla de introducción (mostrar vídeos de ediciones).
  • Preguntar el nivel de experiencia de la gente.
  • Comprobar que todo el mundo tiene un usuario de OSM.
  • Realizar ante todos el tutorial de edición de ID.
  • Hacer fotos y tuitear.
  • Preguntar a los asistentes por feedback durante el evento.
  • Que los asistentes y voluntarios completen las encuestas necesarias.
  • Confirmar que la comida y la bebida estarán a tiempo.

Una vez acabado el evento

  • Dar las gracias a todos por la asistencia.
  • Si hay eventos relacionados en breve, reseñarlos.
  • Enviar un informe con la diferencia entre el antes y el después a todos los asistentes.
  • Recoger y analizar métricas (cuantos asistente, cuantas ediciones, cuantas tareas cerradas, etc.)
  • Obtener archivo OSM y capturas de pantalla del estado de la zona después de la sesión de trabajo.
  • Crear gráficos e infografías.
  • ¡Empezar a planificar el siguiente!

Referencias